A falta de gerenciamento das impressões em um empresa pode ter um impacto negativo nos gastos gerados durante o mês. Isso, porque o uso indiscriminado das impressoras por parte dos funcionários, e consequentemente dos materiais, como papéis, cartuchos e toners, tendem a gerar custos altos e, muitas vezes desnecessários.
O maior problema é, que geralmente os funcionários acabam não se importando muito com a quantidade de folhas usadas e, em alguns casos, usam o recurso fornecido pela empresa para impressões pessoais como trabalhos universitários, boletos bancários e até assuntos mais banais como letras de música.
Nem sempre as empresas se preocupam em analisar esse tipo de despesas, já que em muitas situações as impressões são parte indispensáveis em muitas relações de trabalho. Mas é preciso ter um controle também sobre as impressões para evitar e reduzir as despesas.
A questão é como fiscalizar diretamente a quantidade de impressões por departamento e o que cada funcionário envia para a impressora? Mesmo que pareça ser algo bem complicado, não é impossível.
Por que ter controle é importante?
Ter uma melhor gestão de como o parque de impressão é utilizado pelos funcionários significa muito mais do que controlar o que eles imprimem. Representa uma das medidas, que quando tomadas revertem em benefícios para empresa em muitos aspectos.
Mais economia
Se menos materiais para a impressão são utilizados, logo há uma economia, em média, de 20% ao dia com as despesas destinadas à esse setor, tanto diretos, como indiretos.
Mais sustentabilidade
Empresas que se preocupam com a preservação do meio ambiente através de pequenas ações que evitam o desperdício, como a redução do uso e descarte de papéis e de outros materiais de impressão, além de ser vista de forma positiva são vistas de forma positiva.
Maior produtividade
Com o total de impressões reduzido, o desgaste das impressoras é bem menor, é a necessidade constante de manutenção também diminui. Assim, os funcionários não precisam perder tempo para imprimir trabalhos importantes.
Maior comprometimento
Quando há um controle sobre as impressões, os funcionários se concentram diretamente em assuntos corporativos, evitando imprimir assuntos e documentos externos.
Incentivar a participação dos funcionários
Para que esse controle surta o efeito esperado é propício colocar os funcionários a par da decisão da empresa, criando programas de incentivo e conscientização, com destaque para o usuário ou departamento que atingir a meta estipulada.
Funcionários que são incluídos nos projetos da empresa e entendem que esse envolvimento faz muita diferença, se sentem integralmente responsáveis e trabalham em parceria para o crescimento da empresa.
É interessante lançar soluções de como aproveitar melhor os papéis, como economizar nas impressões, entre outras ações que irão reverter em economia como imprimir frente e verso, preto e branco, entre outros.
Como ter o controle
O controle direto do parque de impressão não é uma tarefa muito simples. São muitos detalhes. Implantar um programa de conscientização pode não ser tão garantido de que o volume de impressões vai diminuir.
A instalação de um software de gerenciamento, com relatórios e controle sobre o que cada usuário, departamento ou setor imprime, é a melhor forma de se ter total controle.
Se a administração desse software precisar ser feito, por exemplo, pelo departamento de TI, associado às outras funções aos quais ele já é responsável, esse controle acaba sendo um problema, não uma solução.
Mas em uma era digital, onde tudo é feito com o uso da informática, ter uma equipe de TI que precisa se dividir entre os projetos da empresa e as questões do parque de impressão não figura exatamente uma solução.
Uma forma inteligente de ter o controle das impressões e ainda manter em dia a manutenção das impressoras e o estoque de insumos é terceirizar o serviço, o outsourcing de impressão.
Como Outsourcing de Impressão pode ajudar no controle das impressões
Através do outsourcing de impressão o gerenciamento fica sob a responsabilidade direta de uma empresa especializada, que vai direcionar o trabalho para as questões relacionadas ao que acontece no parque de impressão.
Além de auxiliar no controle do volume de impressões, por um valor bem menor ao que seria gasto com o desperdício, a empresa de outsourcing ainda cuida da manutenção e atualização das impressoras, desonerando a empresa contratante das despesas com novos equipamentos, já que todas são alugadas.
O controle também é garantido na entrega de suprimentos de impressão, como toner, tendo sempre um reserva para cada impressora. O trabalho se torna muito mais eficaz e ágil.
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