Controle de impressão por crachá e biometria nada mais é que a Impressão segura que traz possibilidade de reter a impressão em uma multifuncional ou impressora e somente liberá-la quando o funcionário inserir sua digital no leitor de Biometria ou apresentar um crachá de identificação em um dos leitores. No caso de impressoras multifuncionais, o usuário só poderá fazer cópias ou imprimir documentos quando aproximar o seu crachá ou encostar sua digital para liberar o painel de acesso a multifuncional.
Além da proteção e sigilo de informações e também a redução de desperdícios, existe muitas vantagens para o usuário e para a empresa de outsourcing que faz uso de serviço.
Quais os tipos de Impressão Segura por crachá e biometria?
O mais comum hoje usado na maioria das empresas é a liberação com crachás de rádio-frequência conhecido como (RFID), onde cada funcionário utiliza o seu próprio crachá de bater o ponto e outras funções como controle de acesso para acessar a impressora e copiar ou imprimir documentação.
Mas existe também, a liberação de impressão e copias por biometria, que gera ainda mais segurança e sigilo aos documentos da empresa e do usuário. Podem ser utilizados também crachás de código de barras, porem não é muito comum.
Quais os benefícios de Impressão Segura por crachá e biometria?
Existem muitos benefícios de aderir a esse serviço para a sua empresa, pois existem muitos documentos que são sigilosos, que deve ficar sob a responsabilidade de um único funcionário, como documentos pessoais de funcionários, folha de pagamento, projetos de produtos não lançados, documentos particulares da empresa, documentos financeiros, entre muitos outros.
Os benefícios não param por ai. Além da Confidencialidade de Documentos que é o beneficio mais motivador para a contratação desse serviço, podemos citar também a economia e zero desperdício. Existe a economia de papel, toner e desgaste do equipamento ao utilizar impressão segura, pois o usuário poderá no próprio equipamento, cancelar as impressões que não são mais necessárias. E muitas vezes os colaboradores enviam sem querer mais de uma vez o mesmo documento para impressão, por isso esse recurso de cancelamento é muito útil, trazendo economia.
Vamos dar um exemplo: no processo convencional a multifuncional irá imprimir o documento duas vezes ou mais, gerando um desperdício. Já com a liberação via crachá ou biometria, o usuário poderá apagar um dos documentos direto pela tela do equipamento e imprimir apenas o material necessário. Se Imaginar um ou dois erros desse multiplicado por vários funcionários de uma empresa grande podemos ter certeza que a economia com impressão segura é enorme!
Outros benefícios desse serviço incluem Sustentabilidade e Conformidade com ISO e Integração Tecnológica.
O simples fato de você poder cancelar os documentos que não necessitam mais ser impressos, evita que muitas impressões “sem dono” fiquem acumuladas na impressora multifuncional. Pois isso acontece muito nas empresas que tem equipamentos compartilhados. A economia de papel faz da sua empresa mais ecológica e mais apta a estar agindo conforme as regulamentações ambientais. Estudos aprovam que a cada 8.333 folhas impressas, uma árvore é derrubada. Portanto, cada folha economizada na sua empresa será um avanço no caminho da sustentabilidade.
Falando sobre a integração tecnológica, o crachá de RFID (rádio-frequência) é uma das tecnologias mais utilizada no Brasil e no mundo para liberação de entrada e controle de acesso em catracas, portões e até elevadores.
Para as empresas que já tem controle de acesso com RFID ou controle de ponto com essa tecnologia ou ainda sim pretende utilizar essa tecnologia, saiba que o mesmo crachá que libera a catraca pode liberar a impressão. Um único crachá poderá ser utilizado em várias aplicações dentro da mesma organização integrado pela tecnologia RFID.
Você conhece o conceito Follow-me? O conceito de follow-me é a habilidade em imprimir o seu trabalho de qualquer impressora ou multifuncional dentro da empresa que você atua. Basta que as impressoras estejam dentro da mesma rede para que o usuário possa imprimir de sua mesa, e junto com total segurança só poderá retirar a impressão com crachá ou biometria de qualquer local da empresa, como por exemplo sala de reuniões ou mesmo em outro andar ou prédio.
Que tipo de equipamento permite impressão segura por crachá e biometria?
Existe um conversor chamado TCP, que ao utilizá-lo qualquer impressora ou multifuncional pode realizar impressão segura.
A maioria das novas multifuncionais e impressoras que embarcam solução permitem que o leitor RFID DMZ seja instalado no USB da máquina e funcione plug-and-play, quando o software de bilhetagem já estiver instalado.
Porém é necessário um software para suportar essa impressão segura. Pois tanto os leitores RFID DMZ quanto o leitor de biometria DMZ (Bio Reader), precisam de um software de bilhetagem.
É importante, antes de contratar uma empresa para fornecer esse serviço, que você verifique a qualidade de seus atendimentos e a segurança que a empresa pode te oferecer.
A SERVITEC está presente no mercado desde 2003, com soluções especializadas em Outsourcing de Impressão e fornecimento de suprimentos para impressoras, a empresa vem se destacando no mercado nacional e firmando grandes parcerias com empresas que buscam gerenciamento e soluções tecnológicas com ótimo custo benefício. Somos uma empresa segura conheça mais sobre nossos serviços.
