A Gestão Eletrônica de Documentos se tornou um recurso imperativo para empresas com a necessidade de manter seus documentos em ordem, fácil acesso, despendendo o local físico para isso.
As vantagens são muitas, desde a economia com a redução do uso de papéis e da agilidade em trabalhar com os documentos através de um sistema eletrônico, trazendo resultados ainda melhores, com menos despesas.
Os documentos que se acumulavam em armários, arquivos e enormes salas, passaram a ser arquivados através de um conjunto de computador e software, usados para armazenar, rastrear e gerenciar.
Para usufruir de todas as vantagens que esse sistema apresenta, é preciso avaliar qual melhor atende as necessidades da sua empresa e o quanto facilita e aumenta a produtividade de seus funcionários.
Como ter a certeza de contratar o melhor sistema GED
Existem alguns fatores a se considerar ao contratar um sistema GED para a sua empresa. Considerar o que sua empresa precisa traz um maior objetivo sobre o que o software deve fazer.
Facilidade de acesso
Se a intenção em contratar um sistema GED é a redução de custos, é impensável precisar também contratar um técnico ou uma equipe para administrar o programa dentro da empresa ou gastar terceirizando esse serviço.
Um sistema eficiente deve ser de fácil acesso para todos os funcionários que queiram criar, anexar ou consultar qualquer documento, em qualquer lugar e a qualquer hora do dia.
A interface precisa ser, igualmente, de fácil entendimento, com guias e configurações simples, para um trabalho rápido e prático. Essa solução faz muita diferença na hora de um atendimento ou da pesquisa para um trabalho.
Facilidade de busca
Uma grande dificuldade em documentos físicos é conseguir encontrar rapidamente a informação. Mesmo que estejam relativamente organizados em pastas e por ordem alfabética, sempre leva um certo tempo, o que pode causar atrasos.
A existência de busca por palavras-chave e o rastreio de documentos pelo GED torna o sistema uma ferramenta bastante favorável na empresa. Vale tanto para documentos recentes, como para os mais antigos.
Garantia de Segurança
Um dos fortes benefícios em implantar um sistema GED em sua empresa é a garantia de que os documentos estejam seguros e só sejam acessados por funcionários autorizados.
Através de um prévio cadastro, são criados perfis, com senhas particulares, que liberam acesso exclusivo, conforme o departamento, setor ou responsabilidade atribuída.
Os documentos com assuntos confidenciais, que antes ficavam em lugares onde era preciso um monitoramento externo constante, agora ficam guardados e protegidos dentro do sistema, com total segurança.
Acesso Remoto
Mais uma funcionalidade do sistema GED que é bastante útil, ainda mais em um mundo tecnológico, com muitas opções de trabalho remoto e com a possibilidade de consultar informações também fora do local de trabalho.
A empresa pode estender o atendimento, buscando documentos através de dispositivos como smartphones ou tablets ou computadores instalados fora da empresa.
O sistema deve permitir que esse acesso seja feito 24 horas por dia, 7 dias por semana, com os documentos à distância de alguns poucos cliques.
Armazenamento e gerenciamento de todos os documentos
Os documentos podem ser digitalizados através de scanners ou criados com programas de texto, imagens, planilhas, como Word, Excel, PDF, entre outros. A disponibilidade de armazenar, controlar e trabalhar com diversos tipos de documentos deve ser um ponto a se perceber ao contratar um sistema GED.
Ferramentas de Controle
Através de um relatório e sistema online é possível saber de onde o documento está sendo acessado, qual funcionário ou departamento acessou pela última vez e a garantia de que quaisquer alterações feitas por uma pessoa não sejam desfeitas por outra.
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