Os documentos são parte importante dentro de uma empresa. Contratos jurídicos, dados cadastrais e contratuais, informações relevantes de funcionários, fornecedores e clientes. Todos os dias, novos documentos são emitidos e precisam ser organizados e armazenados de forma correta.
Antes de ser criada a opção de gerar e arquivar os diversos documentos digitalmente, as empresas precisavam disponibilizar um espaço físico bem amplo para conseguir armazenar cada um deles e ter a garantia de encontrar rapidamente sempre que fosse preciso.
A partir do momento em que a Gestão Eletrônica de Documentos, GED, foi integrada à forma como os documentos são arquivados, o montante de papel teve uma expressiva redução, chegando até mesmo a desaparecer.
A vantagem em se ter um gerenciamento inteligente dos documentos não se restringe somente a diminuição do volume, existem outros fatores que fazem o recurso valer muito a pena.
Para destacar os mais interessantes:
Mais economia
Empresas sempre estão procurando meios de cortar gastos sem precisar reduzir a qualidade do serviço. A partir do momento em que os documentos passam a ser gerenciados de forma eletrônica, as despesas com o uso de material, arquivamento e controle reduzem significativamente.
Com o menor fluxo de impressões, menos materiais de impressão são comprados, como papéis, que costumam representar um grande desperdício para empresas, logo um alto custo mensal.
O armazenamento dos documentos também se torna muito mais econômico, já que descarta a necessidade de um espaço extra para armários e arquivos destinados a guardar todos os papéis e pastas.
Aumento de Produtividade
Mesmo que exista um funcionário responsável por manter os documentos organizados periodicamente, encontrar aquela determinada informação em um momento de urgência pode ser mais demorado no meio de tantos papéis.
Um gerenciamento eletrônico permite encontrar um documento específico de acordo com dados diretos e facilitados como nome, número de inscrição, entre outros. Desse modo, o atendimento e a produtividade são feitos com mais agilidade.
Por serem salvos dentro de um sistema, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, qualquer dia e a qualquer hora. Essa comodidade amplia ainda mais a produtividade, que pode ser feita mesmo que o funcionário não esteja na empresa, até mesmo em modo remoto.
Maior Controle
A empresa pode ter total controle sobre a criação, revisão, aprovação e até mesmo sobre a destruição do documento, se for necessário. Através de um sistema GED para a gestão de documentos, é possível manter um registro de entradas e saídas, com dados de quando foram criados ou anexados e qual funcionário acessou pela última vez.
Esse recurso também evita extravios ao enviar ou compartilhar o documento entre funcionários e entre clientes. Tudo pode ser enviado por e-mail ou compartilhado através do Google Drive, por exemplo.
Maior Segurança
Determinados dados existentes nos documentos muitas vezes são confidenciais e precisam estar em segurança. Ter um espaço físico seguro para armazenar documentos pode não ser tão simples e ainda gerar custos com monitoramento.
A GED garante que somente pessoas autorizadas por meio de um perfil previamente cadastrado com senha tenham permissão para o acesso. Qualquer informação fica muito mais segura dessa forma.
Com um constante backup, os documentos ficam seguros. Se algum for removido indevidamente, pode ser facilmente resgatado na nuvem. E ainda são salvos em CD/DVD se houver um erro com a conexão da internet.
Mantém os documentos seguros contra as ações do tempo, como mofo, ou por algum acidente como algum líquido cair, possíveis pragas como cupim, traça e brocas e aumenta o risco de um incêndio.
O acúmulo de papéis também é ruim para os funcionários, porque o manuseio constante de documentos que estejam guardados a mais tempo, podem causar problemas à saúde.
Melhor Plataforma
A Servitec Brasil tem a melhor plataforma de GED, oferecendo todos os benefícios que o sistema apresenta para armazenar, arquivar, organizar e consultar o documentos de empresas de pequeno, médio e grande porte.
Aliás essa é outra vantagem GED, não importa o tamanho da empresa, todas podem se favorecer, mantendo os documentos em segurança, com muito mais produtividade, controle e segurança e gerando mais economia.
Para saber mais detalhes sobre como gerenciar toda a documentação dentro da empresa e outros recursos, que vão auxiliar bastante, entre em contato com a Servitec Brasil, que tem sempre soluções tecnológicas com custo-benefício.
